Alphen trekt extra geld uit voor evenementen: subsidiepot stijgt naar € 349.000

Organisatoren van evenementen in Alphen aan den Rijn kunnen in 2027 aanspraak maken op een grotere gemeentelijke subsidiepot. Het beschikbare budget voor Citymarketing Evenementen wordt eenmalig verhoogd van € 249.000 naar € 349.000. Maar tegenover die extra financiële ruimte staan ook duidelijke voorwaarden. De gemeente gaat aanvragen beoordelen op onder meer de betekenis voor Alphen, de samenwerking met lokale partijen en de kwaliteit van de organisatie.

De verhoging komt niet uit de lucht vallen. Bij de subsidieronde voor 2026 bleek dat de belangstelling onder evenementenorganisatoren groter was dan het beschikbare budget. Tegelijkertijd hebben organisatoren te maken met stijgende kosten. Bij aanvragen wordt regelmatig het maximale subsidiebedrag van € 30.000 gevraagd.

Met de extra € 100.000 wil het college het evenementenaanbod in Alphen aan den Rijn ondersteunen. De verhoging geldt voor het aanvraagtijdvak van 2027. Het structurele jaarlijkse budget blijft vooralsnog € 249.000. Voor volgende jaren wordt het subsidieplafond afzonderlijk vastgesteld.

Maximaal € 30.000 per evenement

De maximale gemeentelijke bijdrage blijft € 30.000 per evenement. Daarbij geldt dat de subsidie niet hoger mag zijn dan 30 procent van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen. Het gaat dus niet om een automatische bijdrage van € 30.000: de hoogte hangt af van de subsidiabele kosten en de beoordeling van de aanvraag.

Ook stelt de gemeente grenzen aan de totale financiering. Wanneer meer dan 50 procent van de dekking afkomstig is uit gemeentelijke subsidiemiddelen, kan het college de bijdrage verlagen. De regeling noemt een gemeentelijk aandeel van meer dan 50 procent bovendien als mogelijke weigeringsgrond.

Niet alle kosten komen voor vergoeding in aanmerking. Zo vallen verrekenbare btw, bepaalde investerings- en afschrijvingskosten, niet aan het evenement toe te rekenen herbruikbare materialen, bepaalde juridische kosten, boetes en naheffingen buiten de regeling. Bij de uiteindelijke vaststelling kijkt de gemeente naar de werkelijk gemaakte kosten.

Niet ieder evenement komt in aanmerking

De subsidie is bedoeld voor evenementen die daadwerkelijk bijdragen aan de citymarketingdoelstellingen van Alphen aan den Rijn. Alleen rechtspersonen die in de gemeente gevestigd zijn, zoals stichtingen en verenigingen, kunnen een aanvraag indienen.

Het evenement moet binnen de gemeentegrenzen plaatsvinden en openbaar en voor iedereen toegankelijk zijn. Een evenement met een overwegend besloten karakter komt niet in aanmerking. Ook activiteiten met voornamelijk commerciële, politieke of religieuze doelstellingen kunnen worden uitgesloten.

Verder kan een aanvraag worden geweigerd wanneer het evenement al is begonnen voordat de aanvraag is ingediend, wanneer het zonder subsidie ook gewoon door kan gaan of wanneer de organisatie zelf over voldoende financiële middelen beschikt. Ook een evenement dat in strijd is met gemeentelijk beleid, wet- en regelgeving of de openbare orde kan buiten de regeling vallen.

Een andere belangrijke voorwaarde is de evenementenvergunning. Als aannemelijk is dat voor het evenement geen vergunning wordt afgegeven, kan de subsidie eveneens worden geweigerd.

Aanvragen worden beoordeeld met een puntensysteem

De gemeente gaat de aanvragen niet simpelweg op volgorde van binnenkomst behandelen. Wanneer het beschikbare budget onvoldoende is om alle aanvragen te honoreren, worden de volledige aanvragen gerangschikt op basis van een puntensysteem. Organisatoren kunnen maximaal 80 punten behalen.

De beoordeling bestaat uit drie hoofdonderdelen:

1. Bijdrage aan de citymarketingdoelen: maximaal 40 punten

Het zwaarst weegt de bijdrage aan de naamsbekendheid en het positieve imago van Alphen aan den Rijn. Ook wordt gekeken of een evenement de waardering en trots van inwoners en ondernemers versterkt. Daarbij speelt onder meer mee of Alphen herkenbaar terugkomt in de promotie en of het evenement bezoekers uit de regio aantrekt.

2. Samenwerking: maximaal 15 punten

De gemeente kijkt naar de binding met lokale initiatieven, de samenwerking met plaatselijke leveranciers en de bijdrage aan het Alphense verenigingsleven. Een evenement dat lokale ondernemers, verenigingen en organisaties actief betrekt, kan op dit onderdeel meer punten behalen.

3. Kwaliteit: maximaal 25 punten

Bij de kwaliteit gaat het om de toegevoegde waarde en het onderscheidende karakter van het evenement, vernieuwende elementen, een professionele organisatie en een realistische, goed onderbouwde begroting.

Daarbij kan de gemeente bijvoorbeeld kijken naar de ervaring van de organisatie, een duidelijke taakverdeling, een planning, veiligheidsmaatregelen en offertes voor belangrijke kostenposten.

Stichting Alphen Marketing adviseert het college bij de inhoudelijke beoordeling. De aanvrager moet zelf met de aanvraag aannemelijk maken waarom het evenement op de verschillende onderdelen punten verdient.

Kans op minder subsidie bij gelijke scores

Wanneer het subsidieplafond wordt bereikt, krijgen de aanvragen met de hoogste beoordeling voorrang. Als meerdere aanvragen dezelfde score hebben en toekenning van alle aanvragen tot overschrijding van het budget zou leiden, wordt een evenredige korting toegepast.

Blijft er na de verdeling geld over, dan kan het college een zogenoemd restantplafond bekendmaken. Dat resterende bedrag wordt vervolgens verdeeld op volgorde van binnenkomst.

Opvallend is dat een aanvraag op twee onderdelen zelfs helemaal kan worden afgewezen: wanneer het evenement nul punten scoort op de citymarketingdoelstellingen of wanneer de begroting nul punten krijgt voor realisme en onderbouwing.

Organisatoren moeten flink wat informatie aanleveren

Een subsidieaanvraag vraagt behoorlijk wat voorbereiding. Organisatoren moeten onder meer een omschrijving van het evenement en het programma indienen, met een inschatting van het aantal bezoekers en hun herkomst.

Ook moet duidelijk worden wat het doel van het evenement is, welke samenwerkingspartners betrokken zijn en welke rol zij vervullen. Daarnaast vraagt de gemeente om een toelichting op de beoordelingscriteria, een begroting en dekkingsplan en een marketing- en communicatieplan.

Verder moet de organisatie een balans van de stichting of vereniging aanleveren, inclusief inzicht in het eigen vermogen en een toelichting op het voorgaande jaar. Is er sprake van een positief vermogen, dan moet worden uitgelegd welk deel daarvan beschikbaar is voor het evenement en waarom gemeentelijke subsidie desondanks noodzakelijk is.

Aanvragen vanaf 23 november

Voor het aanvraagtijdvak 2027 kunnen organisatoren subsidie aanvragen van 23 november 2026 tot en met 15 januari 2027. Het college neemt binnen acht weken na afloop van de aanvraagperiode een besluit over de volledige aanvragen.

Organisatoren die subsidie ontvangen, krijgen ook verplichtingen. Zo moeten zij bij de communicatie over het evenement vermelden dat het mede mogelijk is gemaakt met subsidie van de gemeente Alphen aan den Rijn. Het evenement moet bovendien openbaar en voor iedereen toegankelijk blijven.

Na afloop moet verantwoording worden afgelegd. Wanneer de subsidie niet direct definitief is vastgesteld, moet de ontvanger uiterlijk zestien weken na afloop van de activiteiten een aanvraag tot vaststelling indienen. Daarbij horen een activiteitenverslag en een financieel overzicht van inkomsten en uitgaven, met een toelichting. De subsidie wordt in één voorschot uitbetaald.

Meer geld, maar ook meer eisen

Met de verhoging naar € 349.000 krijgt het Alphense evenementenaanbod in 2027 tijdelijk meer financiële ruimte. Tegelijkertijd maakt de nieuwe regeling duidelijk dat niet ieder evenement vanzelfsprekend op gemeentelijke steun kan rekenen.

De gemeente wil vooral initiatieven ondersteunen die Alphen aan den Rijn beter op de kaart zetten, inwoners en ondernemers met elkaar verbinden en aantoonbaar iets toevoegen aan het lokale evenementenaanbod. Voor organisatoren wordt het daarom belangrijk om niet alleen een aantrekkelijk evenement te presenteren, maar ook goed te onderbouwen wat de meerwaarde voor Alphen is en waarom gemeentelijke ondersteuning nodig is.

Geen reacties

Geef een reactie